GUIA PARA ASOCIACIONES. PARTE 3: OBLIGACIONES Y FUNCIONAMIENTO DE UNA ASOCIACIÓN

Os presentamos nuestra “Guía para Asociaciones”.

Con esta publicación queremos compartir una información práctica que puede ser de utilidad para todas las personas que de una forma u otra participen en el ámbito asociativo.

Hemos dividido esta “Guía para Asociaciones” en tres capítulos diferentes.

En este tercer capítulo recogemos algunos de los aspectos más relevantes a tener en cuenta sobre el funcionamiento de una asociación y sobre cuáles son sus obligaciones, según el tipo de actividad que lleve a cabo.

Si quieres conocer más sobre el carácter y forma de las asociaciones y la legislación de referencia para su regulación en España, puedes consultar el primer capítulo  de esta Guía para Asociaciones.

En el segundo capítulo repasamos cuales son los pasos a seguir para crear y registrar una nueva asociación.

 

CAPÍTULO 3. GUÍA PARA ASOCIACIONES

 CÓMO FUNCIONA UNA ASOCIACIÓN

 

En el Capítulo III de la Ley de Asociaciones (LODA 1/2002) se establece la normativa que rige en el funcionamiento de las mismas. En resumen, una Asociación debe siempre cumplir las siguientes condiciones:

1. El funcionamiento interno de una asociación es democrático y participativo:

 La “Asamblea General” compuesta por todas las personas asociadas es el órgano de gobierno de la entidad en el que recae la soberanía de la misma. Este órgano debe aprobar todas las decisiones, actuaciones y modificaciones de la asociación  mediante al menos una asamblea ordinaria anual o bien mediante asamblea extraordinaria cuando sea necesario:

 “La Asamblea General es el órgano supremo de gobierno de la asociación, integrado por los asociados, que adopta sus acuerdos por el principio mayoritario o de democracia interna y deberá reunirse, al menos, una vez al año.”(Artículo 11 LODA 1/2002)

 Además, es obligatorio que la entidad cuente un órgano gestor o de representación, es decir con una “junta directiva” compuesta por al menos presidente/a, vicepresidente/a y secretario/a que habrá sido designada en el acta fundacional y que debe responder a las obligaciones formales de la asociación y velar por el cumplimiento de los fines de la asociación, conforme a los acuerdos adoptados por la Asamblea general:

 “Existirá un órgano de representación que gestione y represente los intereses de la asociación, de acuerdo con las disposiciones y directivas de la Asamblea General.” (Artículo 11 LODA 1/2002)

2. Las actividades que lleve a cabo serán siempre destinadas al cumplimiento de los fines establecidos en los estatutos:

 “Las asociaciones deberán realizar las actividades necesarias para el cumplimiento de sus fines, si bien habrán de atenerse a la legislación específica que regule tales actividades.” (Artículo 13 LODA 1/2002)

 Es posible que las asociaciones realicen actividades con el único objetivo de conseguir fondos que financien las actividades propias, es decir aquellas que son destinadas a cumplir con sus fines. Cuando esto ocurra, estas actividades para la obtención de fondos, siempre serán de carácter secundario y en tal caso deberán cumplir con las obligaciones fiscales propias del ejercicio de dicha actividad.

 

3. La actividad de toda asociación se llevará a cabo sin reportar beneficio económico de los promotores ya que son entidades sin ánimo de lucro:

 “Los beneficios obtenidos por las asociaciones, derivados del ejercicio de actividades económicas, incluidas las prestaciones de servicios, deberán destinarse, exclusivamente, al cumplimiento de sus fines, sin que quepa en ningún caso su reparto entre los asociados ni entre sus cónyuges o personas que convivan con aquéllos con análoga relación de afectividad, ni entre sus parientes, ni su cesión gratuita a personas físicas o jurídicas con interés lucrativo.” (Artículo 13 LODA 1/2002)

 Esto no significa que la entidad no pueda tener beneficio económico a final de año, únicamente que no podrá distribuir sus beneficios. Es decir las personas socias no pueden percibir “dividendos” de la actividad económica de la asociación si no que éstos deben destinarse únicamente al cumplimiento de los fines de la asociación.

 La Asociación sí puede tener personal contratado que desempeñe funciones para el cumplimiento de sus fines.

 Los cargos de la junta directiva también pueden en algunos casos estar remunerados, normalmente cuando son entidades con una gran estructura que requieren de una dedicación exclusiva a estos cargos. Para que esta remuneración pueda ser aprobada debe establecerse así en los estatutos y en este caso la asociación dejará de tener el carácter no lucrativo, con las consecuentes obligaciones fiscales que esto supone.

 

4. Se deben registrar y archivar formalmente todos los movimientos de la actividad llevada a cabo por la asociación, dejando constancia de los ingresos y gastos habidos y de su motivación y deben ser aprobados anualmente por la Asamblea General:

 

“Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.

Las cuentas de la asociación se aprobarán anualmente por la Asamblea General.” (Artículo 14 LODA 1/2002).

5. La Responsabilidad de las personas asociadas es limitada, siempre y cuando la asociación esté inscrita como tal en el correspondiente registro y haya registrado también la inscripción de todas las personas asociadas en su libro de registro de socios:

 La entidad responde de sus obligaciones de forma ilimitada mientras que sus asociados sólo responden de los daños causados por sus actuaciones:

 “1. Las asociaciones inscritas responden de sus obligaciones con todos sus bienes presentes y futuros.

  1. Los asociados no responden personalmente de las deudas de la asociación.
  2. Los miembros o titulares de los órganos de gobierno y representación, y las demás personas que obren en nombre y representación de la asociación, responderán ante ésta, ante los asociados y ante terceros por los daños causados y las deudas contraídas por actos dolosos, culposos o negligentes.” (Artículo 15 LODA 1/2002)

CUALES SON LAS OBLIGACIONES DE UNA ASOCIACIÓN

Como entidad con personalidad jurídica, toda asociación debe cumplir con unas obligaciones legales. Repasamos a continuación algunas de las más habituales: 

 

– Mantenimiento y actualización del “Libro de Soci@s”, o una relación actualizada de las personas que son socias, donde consten los datos de todas ellas y las fechas en las que están adheridas a la entidad. Puede ser interna, aunque también puede legalizarse para una mayor garantía, ante notario o ante el registro mercantil y algunos registros de asociaciones.

 

– Mantenimiento y actualización del “Libro de Actas” en el que consten todos los acuerdos tomados en las reuniones de los órganos de gobierno y representación. Debe redactarse un acta por cada una de las Asambleas que se lleven a cabo, ordinarias o extraordinarias. Es obligatorio archivarlas ordenadas en hojas numeradas, y deben incluir al menos los siguientes datos:

  • Fecha, hora y lugar de la reunión y número de convocatoria ( 1ª ó 2ª)
  • Número de asistentes y órgano que se reúne
  • Orden del día y exposición de las personas que intervengan
  • Acuerdos adoptados, sistema de acuerdo y resultados

El documento debe ir firmado al menos por el secretario o secretaria como certificación y por el presidente o presidenta de la Asociación como Visto Bueno.

 

– Mantenimiento y actualización del inventario de bienes en el que consten los todas las propiedades de la entidad.

 

– Mantenimiento y actualización de los “Libros contables” o registro de la contabilidad pormenorizada, que permita obtener una imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas en el ejercicio. Este registro se presentará anualmente a la Asamblea General para su aprobación.

 

En caso de que la Asociación tenga actividad económica, tendrá obligación de registrar esta contabilidad conforme al Plan General Contable o en algunos casos, el plan adaptado para entidades no lucrativas.

 

Cuando la entidad tenga actividad económica deberá cumplir con las obligaciones fiscales que le sean de aplicación. Es necesario comunicar el inicio de esta actividad y se estas obligaciones a la Agencia Tributaria.

Determinaremos cuales son estas obligaciones fiscales en función del tipo de entidad y de la actividad que desarrolle.

En primer lugar, tendremos que valorar si la Asociación debe o no debe presentar “Impuesto de Sociedades”. En este caso, para determinar su cálculo habrá que valorar si nos regiremos por la Ley 49/2002 de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos al mecenazgo (sólo en el caso de que tenga la declaración de “Asociación de Utilidad Pública”), o bien por el régimen de las entidades parcialmente exentas de la Ley 27/2014, de 27 de noviembre, del Impuesto sobre Sociedades. 

También habremos de valorar y determinar si la entidad debe presentar declaraciones de IVA, es decir, si la entidad va a emitir facturas a las que deba aplicarse este impuesto. Con este fin, nos remitiremos a la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido para valorar si se aplica alguna de las exenciones o reducciones que contempla esta regulación y que pueden afectar a las entidades de carácter social, o si por el contrario, debemos acogernos al tipo de IVA general al 21%. Debemos analizar la naturaleza de la entidad y el tipo de actividad, es decir el sujeto pasivo y el hecho imponible, para determinar el tipo de IVA a aplicar. También analizaremos de qué gastos podremos deducirnos el IVA soportado y en el caso de tener algunas facturas emitidas exentas y otras con IVA, el tipo de prorrata a aplicar. Si hacemos operaciones con otros países de la Unión Europea o con terceros países en el ámbito de la cooperación internacional, tendremos que analizar también la legislación de referencia. 

En caso de tener personas contratadas o recibir facturas de profesionales, tendremos que liquidar también IRPF a su nombre.
Si la entidad realiza alguna operación sujeta a Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales, habrá que analizar sus obligaciones, así como en el caso de estar sujeta a algún tributo de tipo municipal o autonómico si por ejemplo, es propietaria de un inmueble.

 

Por otro lado, cuando las “Asociaciones declaradas de Utilidad Pública” perciban donaciones o aportaciones, es necesario presentar la declaración correspondiente a la Agencia Tributaria, para que las personas o entidades que las han realizado, puedan aplicarse la correspondiente deducción y por tanto, beneficio fiscal, en su declaración de IRPF o Impuesto de Sociedades.

Todo lo expuesto anteriormente puede servir a modo de orientación general sobre cuales pueden ser las obligaciones fiscales más habituales para una entidad asociativa. Sin embargo, este es un tema complejo y sobre todo muy amplio, que es necesario analizar de forma particular para cada caso, ya que entran en juego muchos factores.

 

Cuando la entidad tenga personas trabajadoras contratadas, deberá cumplir con todas las obligaciones en materia laboral con la Seguridad Social y con sus trabajador@s, es decir dar de alta un código de cuenta de cotización y un centro de trabajo, comunicar el contrato de trabajo y cumplir con el estatuto de los trabajadores y convenios que correspondan, mantener vigente un Plan de Prevención de Riesgos Laborales y todas las que puedan derivarse de la relación laboral con sus trabajadores o trabajadoras.

 

– Por último, haremos referencia aquí a que las Asociaciones están obligadas a relacionarse de forma electrónica con las administraciones en base a la Ley 39/2015 (Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas). Esto supone que en la práctica, es por tanto necesario que toda Asociación disponga de un certificado digital de representante de la persona jurídica, al menos para su relación con la Seguridad Social y con la Agencia Tributaria. Todavía se mantiene la posibilidad de realizar algunos trámites registrales en papel, pero las comunicaciones fiscales deben ser obligatoriamente de forma electrónica, por lo que resulta imprescindible que se obtenga este certificado antes de comenzar cualquier actividad con la Asociación.

 

Estas son las principales obligaciones que solemos encontrar en el funcionamiento habitual de asociaciones de todo tipo. Si tienes dudas sobre tu caso en concreto, o necesitas acompañamiento en un proceso de inicio o reorientación de actividad, no dudes en consultarnos.

En Nabata Asesoría trabajamos para apoyar y acompañar a entidades sociales desde hace más de 20 años.

 

Puedes descargar la “Guía para Asociaciones” de Nabata Asesoría completa en PDF en el siguiente enlace:

 

GUÍA PARA ASOCIACIONES

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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