Os presentamos nuestra “Guía para Asociaciones”.
Con esta publicación queremos compartir una información práctica que puede ser de utilidad para todas las personas que de una forma u otra participen en el ámbito asociativo.
Hemos dividido esta “Guía para Asociaciones” en tres capítulos diferentes.
En este segundo capítulo repasamos cuales son los pasos a seguir para crear y registrar una nueva asociación.
Si quieres conocer más sobre el carácter y forma de las asociaciones y la legislación de referencia para su regulación en España, puedes consultar el capítulo 1 de esta Guía para Asociaciones.
En el tercer capítulo recogemos algunos de los aspectos más relevantes a tener en cuenta sobre el funcionamiento de una asociación y sobre sus obligaciones, según el tipo de actividad que lleve a cabo.
CAPÍTULO 2. GUÍA PARA ASOCIACIONES
CÓMO SE CONSTITUYE UNA ASOCIACIÓN
Para constituir una asociación es necesario seguir los siguientes pasos:
PASO 1. Buscar una denominación:
La Asociación debe tener un nombre que no dé lugar a equívocos o que no esté ya registrado para otra asociación. Las personas promotoras de la asociación decidirán cual es el nombre que quieren darle. Es recomendable revisar que no esté ya en uso a través del fichero de denominaciones del Ministerio de Interior que puede consultarse de forma on line y gratuita.
PASO 2. Redactar y aprobar los Estatutos:
Los Estatutos son el reglamento interno por el cual se regirá el funcionamiento de la Asociación. La Asamblea General constituida por todas las personas socias, aprueba este documento y se somete a las normas establecidas en el mismo, que no pueden ser nunca contrarias a la legalidad vigente.
Es posible encontrar modelos de estatutos en los registros de asociaciones de las comunidades autónomas (ver Registro de Asociaciones de Aragón), o bien en el Registro Nacional de Asociaciones, que pueden resultar de gran ayuda como base para redactar los estatutos de una nueva asociación.
No obstante, describimos a continuación los requisitos fundamentales que deben tener los estatutos de toda asociación, conforme al artículo 7 de la Ley Orgánica regladora del Derecho de Asociación 1/2002:
- Deben contener los datos de la asociación tales como la denominación, domicilio social y ámbito territorial de actuación.
- Deben describir pormenorizadamente los fines para los que se constituye y las actividades que tiene previsto llevar a cabo para su cumplimiento. Es recomendable hacer una descripción amplia para evitar tener que aprobar y registrar modificaciones a corto plazo.
- Deben contener la regulación en cuanto a la admisión y baja de socios/as, sus derechos, obligaciones y detallar las diferentes modalidades socios/as, si se considera esta particularidad.
- Deben quedar claramente definidas las fórmulas establecidas para el funcionamiento democrático de la entidad y la elección de los órganos de gobierno.
- Deben determinarse también en los estatutos el régimen administración, contabilidad y documentación, así como la fecha de cierre del ejercicio asociativo. También se incluirá una descripción del patrimonio inicial y recursos económicos de los que se podrá hacer uso, así como las causas de disolución y destino del patrimonio, teniendo en cuenta que en tal caso no podrá desvirtuar el carácter no lucrativo de la entidad.
PASO 3. Redactar el Acta Fundacional:
Es el documento que se redacta como acuerdo inicial de las personas promotoras en el que éstas declaran su intención de constituir la Asociación.
Tal como se describe en el artículo 6 de la Ley de Asociaciones 1/2002, debe contener los datos e identificación de todas las personas físicas o jurídicas que han decidido asociarse y el reparto de los cargos de la “junta directiva” (presidente/a, vicepresidente/a), secretario/a, tesorero/a, vocales).
Todos los miembros promotores de la asociación deben firmar el acta de constitución que incluirá también los datos de la propia entidad (denominación y domicilio) y la aprobación de los estatutos.
En este punto es importante recordar que las asociaciones se constituyen con una vocación de permanecer en el tiempo, de forma limitada o ilimitada.
Por este motivo debemos asegurarnos de que la entidad podrá contar con una estructura orgánica que asuma las funciones de gobierno y representación y debe obligatoriamente disponer de los medios humanos y materiales necesarios para la realización de sus fines sociales y para atender la correspondiente gestión administrativa.
Por lo tanto desde el comienzo, las personas promotoras deben asegurarse de que se cumplen con las obligaciones legales derivadas de la actividad de la Asociación, que describimos más adelante en el CAPÍTULO 3 de esta guía: CÓMO FUNCIONA UNA ASOCIACIÓN.
PASO 4. Inscribir la Asociación en el registro correspondiente:
Las asociaciones de nueva creación deben ser inscritas en el registro de asociaciones del ámbito territorial en el que vaya a llevar a cabo su actividad principalmente (nacional o autonómico).
Aunque la Asociación adquiere personalidad jurídica con el mero hecho de realizar el acta fundacional, su registro público es garantía de que la asociación se ha constituido legalmente. El documento y número de registro será necesario para realizar cualquier actividad con la asociación, para obtener ayudas públicas y para delimitar la responsabilidad de las personas asociadas.
Por todo esto, debemos incluir la inscripción en el registro como el último paso a seguir para concluir realmente el proceso de constitución de una asociación.
Es importante recordar que más adelante, tendremos que comunicar al registro todas las modificaciones aprobadas en cuanto a estatutos, junta directiva, domicilio, fines, cierre o apertura de delegaciones, adhesión a federaciones, declaración de utilidad pública, disolución o cualquier otro aspecto que afecte al funcionamiento y fines de la entidad, con posterioridad a la inscripción inicial.
La asociación debe inscribirse en el registro que corresponda a su ámbito de actividad, nacional o autonómico, siguiendo los pasos que se indiquen en el que corresponda.
Sin embargo, aunque pueda haber pequeñas diferencias, los pasos a seguir para la inscripción de una asociación en el correspondiente registro suelen ser siempre las siguientes:
- Rellenar una instancia de “Solicitud de Inscripción” firmada según el modelo del registro de referencia.
- Abonar las tasas correspondientes.
- Adjuntar a la instancia de solicitud la siguiente documentación:
- Acta fundacional firmada por las personas promotoras
- Estatutos aprobados y firmados por las personas promotoras
- Identificación de las personas promotoras (copia DNI de todas las personas que compongan la junta directiva o autorización expresa a consultar sus datos).
- Justificante de pago de las tasas
- Autorización para establecer la sede social de la asociación en el local o vivienda que se haya determinado: copia del contrato de alquiler, documento acreditativo de la propiedad o autorización del propietario.
Una vez realizada la solicitud, el Registro tiene obligación de responder a la misma en un plazo de tres meses desde la fecha de registro. En caso de no haber respuesta, se entiende la solicitud por estimada. El registro sólo podrá denegar la inscripción cuando no se reúnan los requisitos establecidos en la Ley Orgánica reguladora del derecho de Asociación 1/2002.
Puedes consultar aquí los pasos para inscribir una Asociación:
PASO 5. Solicitar el número de identificación fiscal:
Para obtener un número de identificación fiscal o NIF, es necesario solicitarlo a la Agencia Tributaria. Es posible hacerlo a través de su sede electrónica o bien solicitar cita presencial en la oficina más cercana.
La documentación que necesitamos aportar para obtenerlo será:
- Impreso de solicitud de declaración Censal que nos será facilitado por la Agencia Tributaria, vía telemática o presencial (Modelo 036).
- Copia y original de los Estatutos con la resolución favorable de inscripción en el registro correspondiente.
- Copia y original del acta fundacional
- Copia del DNI de la persona que presente la solicitud y copia de los estatutos sellados por el registro correspondiente
Es importante que al realizar este trámite, si la Asociación no va a tener actividad económica, no marquemos la casilla relativa a Declaración de Inicio de Actividad, si no únicamente la solicitud de NIF.
Cualquier modificación de los datos que hemos declarado en esta solicitud (modelo 036) deberá ser comunicada a Hacienda mediante el mismo modelo.
Una vez realizada la solicitud, la Agencia Tributaria nos asignará un número de identificación fiscal, que deberá estar reflejado junto a la denominación social y la dirección social, en todas las facturas que reciba la Asociación, para justificar los gastos que irán siempre destinados al cumplimiento de los fines de la Asociación.
Puedes descargar la “Guía para Asociaciones” de Nabata Asesoría completa en PDF en el siguiente enlace:
En Nabata Asesoría trabajamos para apoyar y acompañar a entidades sociales desde hace más de 20 años. Si tienes dudas sobre el funcionamiento de una asociación a la que perteneces, quieres revisar su situación, funcionamiento y obligaciones, o necesitas acompañamiento en un proceso de inicio de actividad, no dudes en consultarnos.